Projektmanagement

Projektmanagement ist mehr als die Summe seiner Teile

Unter Projektmanagement versteht man sämtliche organisatorischen Verfahren und Techniken, die mit der erfolgreichen Abwicklung eines Projektes verbunden sind. Die DIN 69901 definiert Projektmanagement als die “Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projektes”. Im Projektmanagement werden strategische und problemlösende Kompetenzen übergreifend gebündelt und eingesetzt. Die im Unternehmen bestehenden organisatorischen Strukturen, die so genannte Linienorganisation, werden für die Dauer des Projektes in eine neue, zeitlich begrenzte Organisationsform umgewandelt.

Es gibt ausgesprochen unterschiedliche Strukturen und Methoden des Managements von Projekten. Sie hängen von der Branche, der Art, der Größe und der Komplexität des Projekts ab. Wichtig ist: Projekt-Management hat etwas mit der Notwendigkeit zur Arbeitsteilung zu tun. Es ist egal, ob zwei oder 200 Personen in ein Projektteam involviert sind. Projektmanagement funktioniert aber nur dann, wenn im Unternehmen eine entsprechende Projektmanagement-Kultur herrscht. Eine solche Kultur kann durch entsprechendes Führungsverhalten gefördert werden, aber auch durch geeignete Rahmenbedingungen für Projekte, eine einheitliche Projekt-Management-Methodik und entsprechende Schulungsmaßnahmen der Teams und Projektleiter.

Ziele und Nutzen als essentielle Projektbestandteile

Der Erfolg eines Projektes ist von unterschiedlichen Faktoren abhängig. An erster Stelle steht hier der betriebswirtschaftliche Mehrwert, den ein Projekt für das Unternehmen leisten soll – also der Nutzen als Basis aller Erfolgsfaktoren und als Motor des Projektes an sich.

Darauf bauen verschiedene weitere Erfolgsfaktoren auf. Projekte benötigen eine weitere wichtige Grundlage, die maßgeblich für den Erfolg einer Projektidee ist: ein eindeutiges Projektziel, das mit allen Annahmen und Ausschlüssen im Projektauftrag festgeschrieben und vom Kunden unterschrieben wird. Ohne konkrete Projektziele sind Durststecken und Krisen kaum zu überstehen.

Aber Achtung: Der Nutzen eines Projektes ist in manchen Fällen vielleicht erst ein Jahr nach der erfolgreichen Einführung der neuen Softwarelösung messbar. Das Ziel dagegen, nämlich die erfolgreiche Implementierung und Verteilung der Anwendung wurde schon vorher erreicht. Allgemein bezweckt Projektmanagement, ein Projekt erfolgreich abzuschließen, d.h. in Bezug auf die vorgesehenen und geplanten Mittel wie beispielsweise Kosten, innerhalb der vorgegebenen Termine, in Bezug auf die geforderten Ergebnisse und in der geforderten Qualität bereitzustellen („in time, in quality, in budget“). Zwar lässt sich nicht alles in Euro und Dollar beziffern; auch qualitative Gründe können ausschlaggebend für die Durchführung eines Projekts sein. Wichtig ist lediglich, dass Erfolgsfaktoren messbar sind.

»If you can’t measure it, you can’t manage it« Tom DeMarco

Genau diesen Grundtenor hat sich die Projekt-Management-Methode PRINCE2 auf die Fahnen geschrieben. Das PM-Verfahren PRINCE2 (PRrojects IN Controlled Environments) wurde vom ITIL-Herausgeber OGC ursprüngliche für IT-Projekte im öffentlichen und privaten Sektor entwickelt.
PRINCE2 steht als noch relativ unbekannte Methode aus Großbritannien neben PMI und GPM in Deutschland, die bisher mit ihren Modellen, Verfahren und Zertifikaten den Markt rund um das Thema Projekt-Management bestimmt haben. Anstelle eines Kompendiums liefert das stark vorgehens- und ergebnisorientierte PRINCE2 konkrete Handlungsanweisungen für alle Projektbeteiligten.

Abgebildet wird dies über ein Prozessmodell, das definierte Komponenten, wie beispielsweise die Projektorganisation oder den Business Case als nutzbringender Beweggrund für die Existenz eines Projektes, und Techniken verbindet. So wissen alle Beteiligten, welche Ergebnisse und Aktivitäten an welcher Stelle im Projektverlauf zu erbringen sind.

Prozessuebersicht PRINCE2

PRINCE2 verwendet acht spezifische Komponenten, die die Prozesse unterstützen. Sie beschreiben die Voraussetzungen, um Projekte erfolgreich umsetzen zu können. Spezifische Techniken sind Bestandteile der Komponenten. Erleichtert wird die Orientierung aller Beteiligten durch die Einteilung eines Projektes in leichter zu steuernde Phasen sowie die Skalierbarkeit und Flexibilität der lizenzfrei zu nutzenden Methode PRINCE2. PRINCE2 bietet über das Prozessmodell einen gesteuerten Start, Fortschritt und Abschluss der Projekte.